Datenschutzerklärung

1. Wer die Daten verarbeitet

Verantwortlicher ist MTC ROMÂNIA IMPEX SRL („MTC“), Steuer-/Registriernummer 4379153, Handelsregisternummer J1993002861126, EUID ROONRC.J1993002861126, mit Sitz in Cluj-Napoca, Bd. 21 Decembrie 1989, Nr. 129, Block L7, Eingang 3, Wohnung 54, 400604, Kreis Cluj; Telefon +40 264 412 583.

Bei Fragen zu personenbezogenen Daten schreiben Sie an gdpr@mtc.ro.

2. Welche Daten wir verarbeiten

• Nutzungs- und Sicherheitsdaten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, Browsertyp und Fehler, die der Hosting-Anbieter zur Bereitstellung der Website verarbeitet.
• Kontaktdaten: Name, Funktion, Unternehmen, E-Mail, Telefon und Inhalt der Korrespondenz.
• Daten in Angebots- oder Musteranfragen: Ansprechpartner, Unternehmen, gewünschte Produkte und Mengen, technische Angaben zur Anwendung.
• Daten aus der Vertragsbeziehung: Unterzeichner und Vertreter, Angebote, Bestellungen, Verträge, Liefer-, Installations- und Serviceunterlagen, Buchhaltungsunterlagen, soweit sie personenbezogene Daten enthalten.
• Unterhaltungen mit dem virtuellen Assistenten, nur wenn Sie ihn nutzen möchten.
• Lokale Speicherung im Browser: Ihre Entscheidung zum Assistenten und die Sitzungskennung der Unterhaltung.

Wir fragen keine besonderen Kategorien von Daten nach Art. 9 DSGVO ab, etwa Gesundheits- oder biometrische Daten. Bitte senden Sie uns solche Daten nicht und geben Sie sie nicht in den Assistenten ein.

3. Wozu wir die Daten verarbeiten

• Bereitstellung und Schutz der Website (Betrieb, Diagnose, Sicherheit, Missbrauchsverhinderung). Rechtsgrundlage: unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
• Beantwortung von Nachrichten und Anfragen, Erstellung von Angeboten und Versand von Mustern. Rechtsgrundlage: vorvertragliche Maßnahmen, wenn Sie Partei des künftigen Vertrags sind (lit. b); andernfalls unser berechtigtes Interesse an der Kommunikation zwischen Unternehmen (lit. f).
• Verkauf, Lieferung, Installation und Service von Produkten. Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (lit. b) oder, bei Vertretern juristischer Personen, unser berechtigtes Interesse (lit. f).
• Rechnungsstellung und gesetzliche Archivierung. Rechtsgrundlage: steuer- und handelsrechtliche Pflichten (lit. c).
• Wahrnehmung unserer Rechte und Bearbeitung von Reklamationen. Rechtsgrundlage: unser berechtigtes Interesse (lit. f) und gegebenenfalls gesetzliche Pflichten (lit. c).
• Der virtuelle Assistent. Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung (lit. a), die Sie jederzeit über „Datenschutzeinstellungen“ unten auf der Seite widerrufen können.

Das verfolgte berechtigte Interesse ist der sichere Betrieb der Website, die Verhinderung von Missbrauch, die Pflege geschäftlicher Beziehungen und die Wahrung der Rechte von MTC.

4. Kontaktformular und virtueller Assistent

In dieser Version der Website dient das Formular auf der Kontaktseite nur zur Ansicht und sendet keine Daten; Sie erreichen uns per E-Mail oder Telefon.

Der virtuelle Assistent ist ein optionaler Dienst, den BEYOND SOFTWARE SRL entwickelt hat und bereitstellt. Erst nachdem Sie ihn ausdrücklich angenommen haben, werden Ihre Nachrichten an ein KI-Modell von Azure OpenAI in Microsoft Azure gesendet, das die Antwort erzeugt. Das Modell läuft in der EU-Datenzone von Microsoft (Schweden, mit Ausweichstandort in Deutschland).

Unterhaltungen werden 30 Tage nach der letzten Nachricht aufbewahrt und danach automatisch gelöscht. Sie können eine Unterhaltung jederzeit im Chatfenster löschen. Nach der Löschung kann eine Unterhaltung höchstens 7 Tage in den Sicherungskopien der Datenbank verbleiben, die nur zur Wiederherstellung nach einem Vorfall dienen.

Der Assistent trifft keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten (Art. 22 DSGVO); seine Antworten dienen der Information und können Fehler enthalten.

5. Wer die Daten erhält

Zugriff auf die Daten haben nur befugte Mitarbeiter von MTC und die Dienstleister, die uns bei der Verarbeitung unterstützen:

• BEYOND SOFTWARE SRL (Steuer-/Registriernummer 40707869, Handelsregisternummer J2019000787121, EUID ROONRC.J2019000787121, Cluj-Napoca) hat den virtuellen Assistenten entwickelt und stellt ihn als vertraglich vereinbarten Dienst bereit; sie verwaltet außerdem das Hosting der Website und die DNS-Zone der Domain mtc.ro, als Auftragsverarbeiter von MTC.
• Microsoft Azure (Microsoft Ireland Operations Limited) stellt die Infrastruktur der Website und des Assistenten als Unterauftragsverarbeiter bereit, auf Grundlage der Datenverarbeitungsvereinbarung von Microsoft.
• Microsoft 365 (Microsoft Ireland Operations Limited) betreibt die E-Mail von MTC als Auftragsverarbeiter von MTC.
• An einem Auftrag beteiligte Partner, zum Beispiel der Spediteur oder der Hersteller einer Maschine in der Garantie, nur mit den für diesen Auftrag erforderlichen Daten.
• Buchhaltungs- oder Rechtsberater und Behörden, nur wenn die Offenlegung erforderlich ist und eine Rechtsgrundlage besteht.

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten und nutzen sie nicht für gezielte Werbung.

6. Wo die Daten verarbeitet werden

Die Website wird von Microsoft Azure aus einer Ressource in der Region West Europe ausgeliefert. Der Assistent und seine Protokolle laufen in der Region Sweden Central, das KI-Modell in der EU-Datenzone. Die E-Mail wird bei Microsoft 365 betrieben.

Greift ein Dienstleister auf Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums zu oder überträgt sie dorthin, etwa für technischen Support, geschieht dies nur mit den von der DSGVO verlangten Garantien: einem Angemessenheitsbeschluss oder Standardvertragsklauseln. Einzelheiten zu den Garantien erhalten Sie unter gdpr@mtc.ro.

7. Wie lange wir die Daten speichern

• Die Protokolle der Website-Auslieferung speichert Microsoft als Hosting-Anbieter; MTC speichert keine Zugriffsprotokolle der Website.
• Unterhaltungen mit dem Assistenten: 30 Tage nach der letzten Nachricht; in Sicherungskopien höchstens 7 Tage nach der Löschung.
• Technische Protokolle des Assistenten: 30 Tage, ohne den Inhalt der Unterhaltungen. Zähler zur Missbrauchsabwehr des Assistenten: 35 Tage.
• Ihre Entscheidung zum Assistenten, im Browser gespeichert: bis Sie sie ändern oder die Website-Daten löschen; die Sitzungskennung: bis zum Schließen des Tabs.
• Anfragen und Korrespondenz, die zu keinem Vertrag führen: so lange, wie es für die Antwort und eine mögliche Nachbearbeitung der Anfrage nötig ist; danach werden sie gelöscht, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.
• Korrespondenz und Unterlagen zu Aufträgen, einschließlich Garantie- und Servicenachweisen: für die Dauer der Vertragsbeziehung und danach so lange, wie es gesetzliche Pflichten und die Wahrung von Rechten erfordern.
• Finanz- und Buchhaltungsunterlagen: die im Handels- und Steuerrecht festgelegten Fristen.

Nach Ablauf der Frist werden die Daten gelöscht oder anonymisiert. Die Ausübung des Rechts auf Löschung hebt gesetzliche Archivierungspflichten nicht auf.

8. Cookies und Speicherung im Browser

Diese Website verwendet keine Cookies, keine Analyse- oder Tracking-Technologien und kontaktiert vor der Annahme des Assistenten keine anderen Dienste: Schriften und Bilder werden von mtc.ro ausgeliefert. Wenn Sie auf das Hinweisfenster des virtuellen Assistenten antworten, speichert Ihr Browser Ihre Entscheidung lokal, damit wir sie beachten können; nachdem Sie den Assistenten angenommen haben, speichert sein Fenster eine Sitzungskennung der Unterhaltung, nur bis zum Schließen des Tabs. Diese Speicherung ist unbedingt erforderlich (rumänisches Gesetz Nr. 506/2004, Art. 4 Abs. 5) und wird zu keinem anderen Zweck verwendet.

9. Sicherheit

Wir treffen den Risiken angemessene technische und organisatorische Maßnahmen: Zugriff nur für Personen mit entsprechenden Aufgaben, verschlüsselte Verbindungen (HTTPS), eine strenge Content Security Policy, keine Skripte von Dritten und Verfahren für Sicherheitsvorfälle. Keine Übertragung über das Internet ist völlig risikofrei; für technische Informationen von hohem geschäftlichem Wert empfehlen wir vertraglich vereinbarte Kanäle und gegebenenfalls eine Vertraulichkeitsvereinbarung.

10. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch gegen eine auf berechtigtem Interesse beruhende Verarbeitung, das Recht, keiner ausschließlich automatisierten Entscheidung unterworfen zu werden, sowie das Recht, eine Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung berührt wird.

Richten Sie Ihre Anfrage an gdpr@mtc.ro. Wir antworten unverzüglich, spätestens innerhalb eines Monats; bei komplexen Anfragen kann sich die Frist um zwei weitere Monate verlängern, worüber wir Sie innerhalb des ersten Monats informieren. Anfragen sind kostenlos, mit den gesetzlich vorgesehenen Ausnahmen. Zusätzliche Angaben verlangen wir nur bei begründeten Zweifeln an Ihrer Identität.

Sie können Beschwerde bei der rumänischen Datenschutzaufsichtsbehörde (ANSPDCP) einlegen, www.dataprotection.ro.

11. Von anderen Personen erhaltene Daten

Übermittelt uns ein Unternehmen die Daten eines Vertreters für ein Angebot oder einen Auftrag, verwenden wir nur die für die geschäftliche Kommunikation erforderlichen Daten. Übermitteln Sie uns Daten anderer Personen nur, wenn Sie dafür eine Rechtsgrundlage haben und die Personen informiert sind.

12. Werbliche Mitteilungen

Korrespondenz zu einer Anfrage, einem Angebot oder einem Auftrag ist keine Werbung. Wir verwenden Unterhaltungen mit dem Assistenten nicht für Werbebotschaften und betreiben kein Profiling. Werbe-E-Mails versenden wir nur mit der gesetzlich erforderlichen Grundlage, und Sie können dem Empfang jederzeit widersprechen.

13. Änderungen

Wir können diese Erklärung aktualisieren, wenn sich unsere Abläufe, Dienstleister oder die Rechtslage ändern; das Datum der letzten Aktualisierung steht am Anfang der Seite.